HR-Administrator*in: Modul 3 - Online-Seminar: Stammdaten und HR-Systeme

Mitarbeitende im Personalmanagement, die sich auf administrative HR-Prozesse spezialisieren oder ihre bestehenden Kenntnisse im operativen Personalmanagement systematisch ausbauen möchten. Der Entwicklungsweg richtet sich insbesondere an Mitarbeitende in der Personaladministration, im Personalservice oder in angrenzenden HR-Funktionen, die ihre fachliche Expertise professionalisieren, Prozesssicherheit gewinnen und ihre Rolle als verlässliche Ansprechperson für Mitarbeitende und Führungskräfte stärken möchten. Auch Absolventinnen und Absolventen des Entwicklungswegs HR-Generalist, die ihren Schwerpunkt zukünftig im operativen HR-Management und der Personaladministration sehen, profitieren von dieser Spezialisierung.

Dieser Entwicklungsweg vermittelt das fachliche und praktische Handwerkszeug für eine professionelle Personalarbeit entlang der administrativen HR-Prozesse ohne eine explizite Toolschulung abzubilden. Die Teilnehmenden entwickeln ein fundiertes Verständnis für die Rolle der HR-Administration innerhalb des HR Operating Models und lernen, personalwirtschaftliche Prozesse sicher, serviceorientiert und rechtskonform zu gestalten. Dabei steht nicht nur die fachliche Bearbeitung von Personalprozessen im Fokus, sondern auch die Fähigkeit, Mitarbeitende und Führungskräfte kompetent zu begleiten und durch eine hohe Servicequalität einen spürbaren Beitrag zur Employee Experience zu leisten. Zielbild: Die Teilnehmenden verstehen HR-Administration als zentrale Service- und Prozessfunktion im Personalmanagement und gestalten administrative Personalprozesse sicher, effizient und mit hoher Serviceorientierung. Die Teilnehmenden:

• verstehen die Rolle und Bedeutung der HR-Administration innerhalb moderner HR-Organisationen
• kennen die wichtigsten administrativen Prozesse entlang des Employee Lifecycle
• bearbeiten Verträge, Personalmaßnahmen und administrative Vorgänge sicher und strukturiert
• nutzen HR-Systeme professionell und stellen eine hohe Datenqualität sicher
• bearbeiten Sonderfälle und Abwesenheiten rechtssicher und effizient
• begleiten Onboarding-, Änderungs- und Offboardingprozesse professionell
• kommunizieren serviceorientiert mit Mitarbeitenden, Führungskräften und Schnittstellenpartnern
• erkennen Optimierungspotenziale in Prozessen und unterstützen deren Umsetzung
• schaffen eine belastbare Grundlage für ihre weitere Entwicklung als Expert*in im administrativen Personalmanagement.

Von der ersten Einstellung bis zum Austritt eines Mitarbeitenden lernen die Teilnehmenden, administrative HR-Prozesse professionell, effizient und serviceorientiert zu gestalten. Die Lernreise verbindet fachliche Expertise, Prozesssicherheit und moderne Systemkompetenz mit dem Ziel, eine hohe Qualität im operativen Personalmanagement sicherzustellen und als verlässliche Ansprechperson innerhalb HR zu wirken. Die Inhalte im Überblick:

• HR Lifecycle & Organisation
  Rolle der HR-Administration im HR Operating Model, HR-Rollen, Schnittstellen und Employee Lifecycle verstehen.

• Onboarding & Vertragsmanagement
  Vertragsarten, Dokumentenerstellung, Onboarding-Prozesse und typische Fehlerquellen im administrativen Tagesgeschäft.

• Stammdaten & HR-Systeme
  Sicherer Umgang mit HR-Systemen, Stammdatenpflege, Workflows, Reporting und Prozesscontrolling.

• Abwesenheiten & Sonderfälle
  Professionelle Bearbeitung von Urlaub, Krankheit, Elternzeit, Mutterschutz und weiteren Sonderfällen.

• Offboarding & Vertragsänderungen
  Kündigungsprozesse, Vertragsänderungen sowie die Zusammenarbeit mit Payroll und HR Business Partnern.

• Service Excellence im HR Admin
  Serviceorientierte Kommunikation, Umgang mit herausfordernden Anfragen sowie Einsatz von Monitoring- und Dashboard-Lösungen zur Prozesssteuerung.

Inhalte sind Gegenstand des Kompetenznachweises HR-Business-Partner*in (214000).

Grundlagenwissen HR, idealerweise den Abschluss des Entwicklungsweges HR-Generalist*in oder vergleichbare nachgewiesene Grundqualifikationen.